دورة شراء بخمس مراحل
يُشكّل طلب الشراء، وطلب عروض الأسعار، وعرض المورّد مع مقارنته، وأمر الشراء، واستلام البضاعة دورة واحدة متصلة، إلا أن المنشأة الأصغر يمكنها تفعيل المراحل التي تحتاجها فقط وإضافة الباقي لاحقاً مع نموّها.
من الطلب إلى الدفع
اشترِ بالسعر الصحيح من المورّد الصحيح، وتعرّف على كلفة البضاعة الفعلية بعد الوصول.
تدير وحدة المشتريات في Enfinity ERP دورة الشراء كاملة من الطلب حتى السداد: الطلب، المقارنة، أمر الشراء، الاستلام، الفاتورة والسداد، أو فقط خطوات الشراء والفوترة التي تحتاجها منشأة أصغر. أي مرحلة لا تُفعّلها تبقى بعيدة عن طريقك.
تتعامل فرق المشتريات الصغيرة مع عروض أسعار الموردين عبر جداول بيانات متفرقة، وتفقد تتبّع ما تم استلامه فعلاً مقابل أمر الشراء، ولا تكتشف فاتورة مكررة أو مبالغ فيها إلا بعد صرف الدفعة. والمنشأة التجارية التي لا توزّع الشحن والجمارك على كلفة الصنف تُسعّر بضائعها بالتخمين، وفريق المالية بلا تقرير أعمار ذمم دائنة يسدد لمن يطالب بصوت أعلى لا لما هو مستحق فعلاً. تجمع وحدة المشتريات الطلب والمقارنة والطلبية والاستلام والسداد في مسار واحد قابل للتدقيق.
كيف يعمل
- الطلب
يرفع القسم طلب شراء، ويطّلع المعتمد على نتيجة فحص الميزانية قبل الموافقة، حتى لا يفاجئ الإنفاق فريق المالية لاحقاً.
- طلب عروض الأسعار
يُرسل طلب عروض أسعار إلى الموردين المختارين، وتعود عروضهم إلى شاشة واحدة جاهزة للمقارنة جنباً إلى جنب.
- المقارنة والطلب
قارن السعر ومدة التوريد والشروط عبر جميع العروض في شاشة واحدة، ثم حوّل العرض الفائز مباشرة إلى أمر شراء.
- الاستلام
يسجّل استلام البضاعة ما وصل فعلاً، كلياً أو جزئياً، مقابل أمر الشراء، مع إمكانية إلغاء الترحيل بشكل مدقَّق عند الحاجة للتصحيح.
- الفوترة والمطابقة
تُدخل فاتورة المورّد كمسودة، وتُطابق اختيارياً بالطريقة الثلاثية مقابل الأمر والاستلام، ولا تُرحّل إلا بعد التأكد من صحتها.
- السداد
يجمّع اقتراح الدفع الفواتير المستحقة، ويطبّق أي دفعة مقدّمة قائمة للمورّد، ويرحّل السداد مع رؤية كاملة لأعمار الذمم.
القدرات
وضع الشراء يُخفي ما لا تستخدمه
يعرض التنقّل فقط المراحل التي فعّلتها منشأتك، فلا تُواجه عملية الشراء والفوترة البسيطة بدورة طلب شراء كاملة لا حاجة لها بها. ومع نضج ممارسات الشراء، تظهر المراحل اللاحقة دون أي ترحيل أو إعادة إعداد.
مقارنة عروض الأسعار جنباً إلى جنب
تظهر جميع عروض الموردين لطلب عروض أسعار واحد في شاشة مقارنة واحدة، مع ترتيب السعر والكمية ومدة التوريد والشروط جنباً إلى جنب، ليختار المشتري أفضل عرض بالدليل لا بالذاكرة.
أوامر شراء مع تتبّع الاستلام الجزئي
يتتبّع أمر الشراء ما وصل مقابل ما طُلب، بندًا ببند، فلا يترك المورّد الذي يشحن على ثلاث دفعات مخزونك أو موقف ذممك الدائنة غامضاً.
فواتير شراء مع إلغاء ترحيل مدقَّق
تمر فواتير الموردين بدورة مسودة ثم ترحيل، وإذا تبيّن خطأ في فاتورة مرحّلة أو استلام بضاعة، يصحّح مسار إلغاء الترحيل المدقَّق الأمر دون ترك فجوة في السجل — إذ يُوثّق كل إلغاء لا أن يُستبدل بصمت.
سداد الموردين والمرتجعات وإشعارات المدين
سدّد للموردين، وأرجع البضاعة غير المطابقة للمواصفات، وأصدر إشعارات مدين للمورّد — وكل ذلك يُسجَّل في دفتر أستاذ المورّد نفسه فيبقى الرصيد الظاهر لك حقيقياً دائماً.
سجل موردين بأسعار خاصة لكل مورّد
يمكن لكل مورّد أن يحمل سعر شراء ووحدة قياس ورقم مرجعي للمصنّع خاصاً به على الصنف نفسه، فيصبح طلب الحجم الصحيح من المصدر الصحيح بحثاً بسيطاً لا مكالمة هاتفية.
دفعات مقدّمة للمورّد تُطبّق على الفواتير اللاحقة
تبقى الدفعة المقدّمة للمورّد ظاهرة وتُطبَّق تلقائياً على الفواتير التي خُصصت لتغطيتها، بدلاً من أن تتحول إلى عملية تسوية يدوية في كل نهاية شهر.
توزيع الكلفة الفعلية للبضاعة
يوزَّع الشحن والجمارك ومصاريف المناولة على بنود الاستلام وفق منطق تخصيص مخصص، فتعكس الكلفة المسجّلة على الصنف ما كلّفه فعلاً حتى وصوله — وتبقى متاحة حتى في الباقات الأصغر لأن المنشأة التجارية تحتاجها منذ اليوم الأول.
أعمار الذمم الدائنة وجدول التدفق النقدي
يُظهر تقرير أعمار الذمم الدائنة وجدول التدفق النقدي المستقبلي ما هو مستحق عليك، ولمن، ومتى موعده، ويجمّع اقتراح الدفع الدفعة التالية من الفواتير المستحقة انطلاقاً من الصورة نفسها.
شروط الشحن والتسليم والناقل على أمر الشراء
تظهر شروط الشحن والتسليم والناقل على مستند الشراء نفسه، فيُتفق ويُسجَّل قبل إصدار الطلب على من يتحمّل تكلفة الشحن ومن يتحمّل مسؤولية البضاعة أثناء النقل.
الذكاء الاصطناعي. أنت من يقرر.
مسح الفاتورة وتحويلها إلى مسودة فاتورة شراء
وجّه كاميرا الهاتف أو الماسح الضوئي نحو فاتورة المورّد لتحصل على مسودة فاتورة شراء غير ملزمة، مع تعبئة المورّد والتاريخ والعملة والبنود مسبقاً بأدق الوحدات، جاهزة للمراجعة بدلاً من إعادة الطباعة.
المسودة اقتراح فقط — يؤكد الشخص المورّد ويراجع كل بند مُعبّأ مسبقاً، وتُدرج البنود كبنود مصروف نصية حرة دون مطابقة تلقائية بسجلات الأصناف، وتعمل الميزة حتى دون إعداد مزوّد ذكاء اصطناعي، ويُسجَّل كل مسودة في دفتر الاستشارات مع حدث تدقيق قبل أن يرحّلها محاسب الذمم الدائنة.كشف فواتير الموردين المكررة
قبل صرف السداد، تُفحص مجموعة من فواتير الموردين مقابل بعضها بحسب المورّد ورقم الفاتورة والمبلغ والتاريخ، لتُبرز التكرارات المحتملة التي قد تمر دون ملاحظة في دورة سداد مزدحمة.
يُحسب التطابق بشكل حتمي أولاً ويكتفي النموذج بإضافة الشرح، وتعمل الميزة دون إعداد مزوّد ذكاء اصطناعي، ويُسجَّل كل تنبيه في دفتر الاستشارات مع حدث تدقيق، ويقرر مراجع الذمم الدائنة تعليق الفاتورة أو الإفراج عنها — دون أي حجب أو سداد تلقائي.تقييم الموردين
يجتمع الالتزام بموعد التسليم ومعدل رفض الجودة وتفاوت الأسعار ومتوسط مدة التوريد وعدد الطلبات في درجة واحدة قابلة للمقارنة لكل مورّد، ليقيّم المشتري الموردين بالدليل لا بالانطباع وحده.
تُحسب الدرجة بشكل حتمي من سجل معاملات المنشأة نفسها ويكتفي النموذج بشرحها كتابةً، وتعمل الميزة دون إعداد مزوّد ذكاء اصطناعي، وتُسجَّل كل درجة في دفتر الاستشارات مع حدث تدقيق، ويبقى قرار الشراء نفسه دائماً بيد المشتري.فحص منطقية البنود على مسودة الفاتورة
تُفحص الكمية وسعر الوحدة في مسودة فاتورة الشراء مقابل سجل شراء المنشأة نفسها لهذا الصنف تحديداً، فيُكتشف خطأ في إدخال الكمية أو سعر مرتفع بشكل غير معتاد قبل ترحيل الفاتورة.
تُقارن الفحص أولاً بشكل حتمي مقابل سجلك المرحَّل نفسه، ويكتفي النموذج بكتابة الشرح، وتعمل دون إعداد مزوّد ذكاء اصطناعي، وتُسجَّل في دفتر الاستشارات مع حدث تدقيق، ويقرر محاسب الذمم الدائنة تصحيح البند قبل الترحيل — فلا شيء يُرحَّل من تلقاء نفسه.فحص ميزانية طلب الشراء
قبل أن يعتمد المسؤول طلب الشراء، يُخبره فحص الميزانية إن كان الطلب يقع ضمن الميزانية المتبقية للقسم، فيتحول الاعتماد إلى قرار مستنير لا مجرد توقيع شكلي.
نتيجة الملاءمة مع الميزانية هي حساب حتمي، ويُضاف أي شرح سردي فوقه بواسطة النموذج، وتعمل الميزة دون إعداد مزوّد ذكاء اصطناعي، ويُسجَّل الفحص في دفتر الاستشارات مع حدث تدقيق، ويظل معتمد القسم من يقرر الموافقة أو الرفض أو إعادة الطلب.اقتراح ترميز دفتر الأستاذ على بنود الفاتورة غير المرمّزة
يحصل البند غير المرمّز في فاتورة المورّد على اقتراح حساب دفتر أستاذ مبني على سجل المنشأة المرحَّل نفسه لهذا المورّد تحديداً، مما يزيل التخمين عن ترميز بند مصروف روتيني.
يُستمد الاقتراح بشكل حتمي من سجل دفتر الأستاذ المرحَّل الخاص بك أولاً، ويكتفي النموذج بصياغة الشرح، وتعمل الميزة دون إعداد مزوّد ذكاء اصطناعي، ويُسجَّل كل اقتراح في دفتر الاستشارات مع حدث تدقيق، ويختار محاسب الذمم الدائنة الحساب قبل ترحيل الفاتورة.أصيل إقليمياً
السعودية
ضريبة الاستقطاع على مدفوعات الموردين
يحدد جدول أسعار حسب فئة المورّد ضريبة الاستقطاع على المدفوعات، ويصدر إشعار مقابل دفعة مرحّلة مسبقاً كإثبات للاستقطاع من المصدر يحتاجه المورّد لإقراره الضريبي الخاص — يوثّق الإشعار ما تم استقطاعه، ولا يُنقص هو نفسه مبلغ السداد المُحوَّل.
السعوديةالإماراتالبحرينعُمان
الاحتساب العكسي على الخدمات المستوردة
عندما يقع التزام احتساب ضريبة القيمة المضافة على المشتري لا على المورّد بشأن خدمة أو توريد مستورد، يرصد تقرير الاحتساب العكسي هذا الالتزام ليُدرج في إقرارك الضريبي بدلاً من أن يُغفل تماماً.
السعوديةالإماراتالبحرينعُمانالكويتقطر
معاملة ضريبة القيمة المضافة وتسجيل المورّد على الفواتير
تحمل فواتير الموردين معاملة الضريبة ورقم التسجيل الملائم للاختصاص القضائي — تعمل السعودية والإمارات والبحرين وعُمان اليوم بضريبة قيمة مضافة فعلية، أما الكويت وقطر فجاهزتان للتهيئة فور استحداث أي منهما للضريبة، ويوضّح Enfinity ERP بصراحة أن الكويت نفسها ليس لديها نظام ضريبة قيمة مضافة بعد.
أسماء ثنائية اللغة للموردين والأصناف
تحمل أسماء الموردين وأوصاف الأصناف حقلاً بلغة ثانية إلى جانب الحقل الأساسي، ويُعرض من اليمين إلى اليسار بالعربية، ليُقرأ أمر الشراء أو كشف حساب المورّد بشكل صحيح لكل قارئ.
الشراء متعدد العملات وإعادة التقييم
تُسوّى أوامر الشراء والفواتير بعملة أجنبية وفق سعر الصرف السائد وقتها، وتُعاد تقييم الأرصدة المستحقة مع تحرك الأسعار، فلا يُشوّه استيراد مورّد مفوتر بالدولار الأمريكي ذممك الدائنة بالعملة المحلية.
تسعير التحويل بين الشركات على مشتريات المجموعة
تلتزم أي عملية شراء بين كيانين تابعين للمجموعة نفسها بسياسة تسعير التحويل المحددة مرة واحدة على مستوى السجل الرئيسي، فيبقى الشراء داخل المجموعة متسقاً مع قواعد التسعير الخاصة بها بدلاً من التفاوض صفقة بصفقة.
الإصدارات
| Small | Standard | Professional |
|---|---|---|
| الشراء والفوترة فقط، دون مراحل الطلب أو طلب عروض الأسعار | متاح | متاح |
يعمل مع
- Enfinity HCM
تشترك مطالبات موظفي السفر والنفقات المرتبطة بفاتورة مورّد في سجل الموردين ودفتر الذمم الدائنة نفسه الخاص بالمشتريات، فلا تُسجَّل نفقة قابلة للاسترداد مرتين.
- Enfinity Restaurant
تمر مشتريات المطعم من المكونات والمواد الاستهلاكية عبر سجلات الموردين ومنطق استلام البضاعة نفسه في المشتريات، مما يحافظ على دفتر أستاذ موردين واحد لتكلفة الطعام ومشتريات المكتب الخلفي.
- Enfinity Retail
تُرحَّل أوامر شراء تجديد مخزون التجزئة عبر مسار توزيع الكلفة الفعلية واستلام البضاعة نفسه، فتعكس كلفة الرف الشحن والجمارك بالطريقة نفسها المعتمدة في كل قناة أخرى.
منصة Enfinity
- بُعد الشركة
يُحدد فريق المشتريات الذي يدير أكثر من كيان قانوني نطاق الطلبات والأوامر ومدفوعات الموردين على الشركة الصحيحة، وتحمل المشتريات بين الشركات سياسة تسعير التحويل الخاصة بالمجموعة.
- سير العمل والاعتمادات
يتبع توجيه اعتماد المشتريات سجل صلاحيات الاعتماد الخاص بالمنشأة، فيصل طلب الشراء أو أمر الشراء دائماً إلى الشخص المخوَّل فعلياً بالتوقيع عليه.
- بوابة الذكاء الاصطناعي
تعمل ميزات مسح الفاتورة، وكشف التكرار، وتقييم الموردين، واقتراح ترميز دفتر الأستاذ جميعها عبر البوابة المقاسة والمُحدَّدة بميزانية بإعداد افتراضي بلا إنفاق، فيُسجَّل كل إجراء مدعوم بالذكاء الاصطناعي في المشتريات في دفتر استشارات واحد.
الأسئلة الشائعة
هل يجب تشغيل دورة الشراء الكاملة منذ اليوم الأول؟
لا. يُخفي وضع الشراء مراحل طلب الشراء وطلب عروض الأسعار والمقارنة حتى تفعّلها، فيمكن للمنشأة الصغيرة البدء بأمر الشراء واستلام البضاعة فقط وإضافة المراحل مع نضج ممارسات الشراء.
نتتبّع حالياً الموردين والفواتير عبر Excel، فكيف تكون عملية الترحيل؟
يستورد مركز الترحيل سجل الموردين وتاريخ فواتير الشراء عبر تجربة أولية وتطابق حقول وخطوة تسوية قبل أي تفعيل فعلي، لتتحقق من مطابقة الأرصدة قبل الانتقال النهائي.
هل تمنع المطابقة الثلاثية ترحيل فاتورة المورّد؟
لا. المطابقة الثلاثية بين الأمر والاستلام والفاتورة ضبط متقدم اختياري تفعّله المنشأة، وهو استشاري فقط — يُبلّغ عن الفرق ليقرر الشخص، ولا يمنع الترحيل من تلقاء نفسه أبداً.
هل العربية واجهة كاملة وليست مجرد تبديل تسميات؟
نعم. تحمل أسماء الموردين والأصناف حقل لغة ثانية حقيقياً، وتُعرض الواجهة بالكامل من اليمين إلى اليسار، فيعمل فريق مشتريات ناطق بالعربية أساساً بشكل أصلي لا عبر طبقة ترجمة مضافة.
هل أي من ميزات الذكاء الاصطناعي في المشتريات إلزامية لاستخدام الوحدة؟
لا. تحسب كل ميزة مدعومة بالذكاء الاصطناعي — مسح الفاتورة، وكشف التكرار، والتقييم، وفحص المنطقية، وترميز دفتر الأستاذ — نتيجتها الحتمية أولاً وتعمل دون إعداد مزوّد ذكاء اصطناعي؛ ويضيف النموذج فقط شرحاً اختيارياً فوقها.
هل يمكن للموردين رؤية أوامر الشراء وكشف الحساب الخاص بهم؟
نعم، عبر بوابة موردين للقراءة فقط في هذا الإصدار: يسجّل المورّد الدخول ويرى فقط أوامر الشراء المفتوحة الخاصة به والفواتير المقدَّمة وكشف الحساب، مع عزل بين الموردين كضمان أساسي.
هل يمكن للمشترين اعتماد طلبات الشراء ومسح الفواتير من الهاتف؟
نعم. يغطّي التطبيق الجوال مسح الفواتير مباشرة من ألبوم الصور، ومدفوعات الموردين ومطابقة الفواتير، وملخص اعتمادات يُظهر اعتمادات المشتريات المنتظرة دون فتح تطبيق سطح المكتب.
كيف تختلف الكلفة الفعلية عن مجرد تسجيل سعر الشراء؟
يتجاهل سعر الشراء وحده الشحن والجمارك ومصاريف المناولة. يوزّع تخصيص الكلفة الفعلية هذه المصاريف على بنود الاستلام وفق حسابه الخاص، فتعكس الكلفة المسجّلة على الصنف ما كلّفه فعلياً حتى الوصول، لا سعر الفاتورة فقط.